Способы хранения архивов

Вопрос оптимальной организации хранения архивов неизбежно встает перед любой, более-менее крупной компанией или организацией. Особенно актуален он для таких заведений, как библиотеки, музеи, службы ЗАГС, паспортные столы и т.д. При этом выбор оптимальной системы зависит от многих факторов, начиная от простоты доступа и заканчивая требованиями по влажности, температуре, освещенности и т.д.

Архивные шкафы

Хранение документов в металлических шкафах предпочтительно в тех организациях, где наряду с сохранностью архивов, необходимо обеспечить возможность их структурирования по определенным признакам, а также простоту доступа для персонала. В ряде случаев для схожих целей используют обычные архивные стеллажи, поскольку они являются самыми недорогими из всех разновидностей систем хранения. Однако наряду с этим важным преимуществом, стационарным стеллажам присущ ряд важных недостатков. Они не защищают документы от пыли и солнечного света, что может негативно отразиться на их состоянии. Кроме того, у металлических архивных шкафов есть еще одно важное преимущество. При возникновении пожара они способны лучше предохранить содержимое, как от огня, так и от воды при его тушении.

При выборе для хранения документов металлических шкафов, важно учитывать, что они требуют достаточно много пространства для размещения. Такое оборудование лучше использовать для работы с архивами небольшого объема.

Стеллажи

Есть ситуации, в которых открытые стационарные стеллажи практически не имеют альтернативы. Например, в библиотеках, где важно не только обеспечить возможность хранения книг, но и сохранить при этом свободный доступ к ним персонала и читателей. Однако и здесь есть возможность для оптимизации пространства. Например, открытые металлические стеллажи библиотеки могут использовать в читальных залах и держать на них книги, наиболее востребованные у посетителей. Основную же часть коллекции целесообразно разместить на перекатных системах. Такие библиотечные стеллажи не только позволяют экономить пространство, но и способствуют лучшей сохранности фонда. Ведь в любой момент времени в них открыт только один проход, а значит воздействию света, пыли и других негативных факторов подвергается малая часть хранимых книг.

Также мобильные стеллажи хороши для организации централизованных архивов, предназначенных для долговременного нахождения в них  конструкторской, технологической, правоустанавливающей и иной документации с установленными сроками хранения.